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浅谈行政事业单位原始凭证存在的问题和规范化

2020-07-08 09:28:07分类:工商管理论文 阅读:

    摘要:行政事业单位在会计处理过程中,原始凭证往往存在形式上不規范、内容上不真实等现象,财务审核形同虚设。为了正确地反映和监督行政事业单位的各项经济业务,确保会计资料真实、准确、合法,大家应当对原始凭证予以规范,以保证财务信息真实准确、合理合法。

  关键词:行政事业单位 原始凭证 问题 建议 

  原始凭证是用来记录经济业务事项、明确经济责任、据以填制记账凭证的依据,是进行会计核算的原始资料和重要依据,是会计资料中最具有法律效力的一种文件。如果原始凭证不规范,就不能正确地反映各项经济业务的真实情况,这样不仅会造成国有资产的流失,还极易造成浪费,滋生腐败。因此,行政事业单位中原始凭证不规范问题应引起足够重视。 
  一、原始凭证存在的问题 
  (一)原始凭证填制内容不完整 
  1、外来原始凭证 
  主要表现为单据填写内容不齐全。有的不填日期或购买方名称;有的是栏目填写不全;有的凭证收款人、开票人有姓无名或没有姓名;有的没有收款单位章;有的发票金额只有一个总数,没有分项明细,例如购买办公用品的发票,只注明“办公用品”,没有具体商品名称和明细清单,或者发票内容与其附件不符、或其清单没有印章。 
  2、自制原始凭证 
  填制内容往往过于简单。比如,不写单位名称;没有大写金额;没有填表人、审核人;入库单、出库单只有数量,没有规格、型号和单价等。 
  (二)原始凭证填制错误。 
  表现形式为:日期错误;付款单位名称与本单位不符;大小写金额不符;涂改发票;发票与支票收款方不符;金额计算错误;计量单位错误;金额合计错误;用其他公章代替财务专用章或发票专用章,或有意不盖清晰;发票名头和印鉴不一致等。 
  (三)原始凭证内容不真实 
  比较常见的现象有:发票内容与实际经济活动不符;违规编制虚假凭证;发票内容不合常规,甚至采用虚假发票报销。比如:发票金额超出实际支出;租用车辆用汽油发票支出;购买支出舍近求远跑到几百几千公里以外采购,价格昂贵且没有理由等。 
  (四)业务支出内容不合理、不合法 
  (1)经济业务本身不合法。如擅自扩大开支范围、提高开支标准、滥发奖金、津贴等违反财经制度和财经纪律的情况。 
  (2)业务支出不合理。比如领导随心所欲的更换办公设备;单位经常购买一些没必要的物品;或对陈旧过时的设备进行大修理等。 
  (五)原始凭证审批手续不健全、不规范 
  1、审批手续不健全 
  比如已经入账的发票没有审批人和经办人;购买财产物资的发票没有验收人;大额资金支出未经单位领导班子集体研究决定或主管单位审批。 
  2、审批手续不规范 
  比较常见的有:经手人和审批人为同一个人;经济业务实行人、验收人是同一个人,甚至申请、实行、审核审批都是同一个人。有的单位以领导审批代替审核,只要领导批了,什么发票都可以报销。 
  (六)原始凭证丧失时效性 
  比如,采用废弃不用的发票或是逾期旧版发票报销,有的甚至是几年前的;有的发票未如实反映经济活动发生的真实时间。 
  二、原始凭证规范化建议 
  为了防止原始凭证中出现上述问题,同时也为了规范会计基础工作,提高会计信息质量,切实保证会计资料的真实性、合法性和完整性,必须着力加强原始凭证规范化管理。具体可以从以下几个方面着手: 
  (一)政府监管部门应加强服务职能 
  (1)监管部门要加大对票据使用合法性的查处力度,严厉打击滥开、虚开发票的违法行为。税务、财政部门要进一步加强票据使用规范化管理和监督。 
  (2)财政、审计部门要加强对会计基础工作的管理和引导,边审边引导,对不符合要求的原始凭证要予以指正,不应为了审计而审计。通过政策引导、监督检查、业务引导等措施,促进基层单位进一步加强会计基础工作,不断提高会计工作水平。 
  (二)建立健全行政事业单位内部会计管理制度 
  1、健全完善内控管理体系 
  要在经济活动中建立一种相互稽核、相互制约、相互监督的会计控制体系。其中要明确单位领导人对本单位的会计工作全面负责;明确会计工作相关人员的职责权限;明确会计机构与其他职能部门的职责分工与协作关系,并尽可能的将这些责任量化,细化,使之切实可行,便于操作。 
  2、建立原始凭证管理制度 
  主要内容包括:外来原始凭证应具备的基本内容;自制原始凭证的格式、内容和填制方法;原始凭证签署;原始凭证审核;支出报销程序;原始凭证的各个管理环节和操作细节;相关人员对会计凭证应承担的责任等。 
  3、建立财务收支审批制度 
  审批制度要充分考虑不兼容职务和相互分离的制衡要求,主要内容包括:财务收支审批人员和审批权限;支出审批程序;审批人员的法律责任等。 
  (三)采用逆向审批制度 
  原始凭证先由会计机构负责人、会计主管对其真实性、合法性、完整性进行审核、签章,再由分管财务的领导和单位负责人签批,之后向财会部门申请资金支付或办理报销手续。这样以来,会计人员就可以发挥业务特长,从源头上堵塞违规票据入账,为领导把好第一边关。 
  (四)强化会计人员的责任心,加强支出审核控制 
  资金支付前,出纳人员应当全面细致地审核各类单据。重点审核单据来源是否合法;凭证使用是否正确;凭证格式是否规范;“抬头”是否与本单位名称相符;填制日期是否与报账日期相近;各个栏目书写是否规范、齐全;业务内容是否真实完整、合理合法、符合预算;金额计算是否正确;大、小写金额是否相符;有无涂改、刮擦现象;财务签章是否与原始凭证企业或单位名称相符;凭证是否有经办人签字、审批手续是否齐全。 
  审核原始单据的粘贴是否齐全、规范。汇总发票应附有机打小票或销售清单,且盖有发票专用章或财务专用章;购买实物的原始凭证必须有验收证明;加班费、值班费支出应附有原始记录;涉及合同或者内部签报的,应当提供与支出业务相关的合同或内部签报作为支付报销的依据;经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭怔附件。从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容;确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位印章。
  职责权利。对不真實、不合法的原始凭证财会人员有权不予接受,并向单位领导人报告;对记载不明确、不完整的原始凭证予以退回,待按规定更正、补充后方可报销;对审批手续不全的财务收支,应当退回,要求补充、更正。 
  (五)政府监督部门应加大宣传和培训的力度。 
  1、加强行政事业单位会计队伍建设 
  会计工作具有很强的政策性和较高的专业性,如果财务人员没有很好的专业素养,绝对难以做到规范的要求。审计、财政等监管部门应定期举报一些培训班,并且所有财会人员全部参加。因为只有整体素质提高了,才能做好本行业会计基础工作,实现行政事业单位整体会计工作水平的提高。培训内容除了政治思想教育、职业道德教育、规章制度宣传和专业常识培训外,还要加大针对原始凭证的新做法、新要求、真假辨识等方面的培训,促进行政事业单位财务管理工作水平全面提高。 
  2、加强对单位负责人财经法律法规常识的宣传力度 
  虽然《会计法》赋予了会计人员对原始凭证的审核权,但会计人员在单位职位低下,行使审核权非常有限。“一把手”是《会计法》授权的财务主要负责人,会计基础工作的好坏与领导密切相关。政府监管部门应每年举办一期单位负责人培训班,内容除了宣传国家财经法律法规外,还应包括一些会计基础常识,进一步提高单位负责人对会计工作的认识和重视程度,努力营造规范化的会计凭证审核氛围。 
  (六)强化单位负责人的责任意识 
  单位负责人要坚持原则,以身作则,严格把关,严禁授意、指使财会人员弄虚作假,私设“小金库”,并诚心支撑财务人员严格审核把关,切实把会计工作放在突出位置,为会计人员开展工作创造良好的环境。 
  三、结束语 
  原始凭证的作用在于正确、及时、完整地反映经济业务的本来面貌,以便据以进行会计处理,并检查会计业务的真实性、合法性和合理性。如果原始凭证失真,就不能正确地反映微观经济各项经济业务的真实情况,从而影响国家宏观经济决策,甚至造成国有资产的流失。因此,作为会计基础性工作的原始凭证,非常重要和关键,应引起足够重视予以规范,切实保护社会主义财产的完整与安全。 
  参考文献: 
  [1]《会计基础工作规范》1996.6.17 
  [2]《会计法》1999.10.31 
  [3]《会计凭证的审核》2006.10

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